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Executive Team Assistant & Office Manager

By January 28, 2021March 21st, 2021No Comments

Executive Team Assistant & Office Manager (f/m/d)

BERLIN OR REMOTE
(max. 2 hours time difference to Berlin)
PART TIME OR FULL TIME
JUNIOR (1+)
ASAP

What will keep you challenged?

Become the Executive Assistant to Founder as well as the senior management team at Moonbase – Alongside providing traditional EA support you will be a first point of contact for the CEO, working across the business including with the leadership team, attending meetings and strategising on how to utilise the CEO’s time most effectively so that he can focus on the most impactful decisions for Moonbase. In addition, you will have the opportunity to take on projects such as business research, preparing press releases and other excting tasks. The CEO is more than happy to give you an opportunity to showcase your skills, talents and ultimately get the best out of you so you will have the chance to develop and push yourself.

  • Kalenderverwaltung: Du übernimmst und kontrollierst die nahtlose Organisation von Besprechungen und Workshops, der Planung von Telefonaten, der Unterstützung von internen Fortbildungen, der Erstellung und Aktualisierung gemeinsamer Dateien
  • Reisevorbereitungen: In vorausschauender Weise verwaltest Du Reisebedürfnisse und koordinierst unabhängig nationale/ internationale Reisevorbereitungen. Du unterstützt zudem bei Reiseunterlagen und -verfahren.
  • Organisation: Du bringst viel Liebe zum Detail und einwandfreie organisatorische Fähigkeiten, um den Führungskräften zu helfen, das Unternehmen am effektivsten zu führen
  • Mitarbeiterengagement: Du arbeitest gemeinsam daran, unsere Berliner Bürokultur und die Bekanntheit der Marke Moonbase zu stärken, um ein Höchstmaß an Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten. Du koordinierst die professionelle, operative Unterstützung der Mitarbeiter bei der Einarbeitung etc.
  • Veranstaltungsplanung: Du organisierst und koordinierst Firmenveranstaltungen und Sonderprojekte, z.B.: “Lunch & Learn”, Veranstaltungen für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterversammlungen

Which traits & experience contribute to your success?

  • Min. 1 Jahr Berufserfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf Geschäftsleiterebene / in anderen Sekretariats- / Servicepositionen
  • Erfahrung mit internem und / oder externem Eventmanagement und -planung ist von Vorteil
  • Hohes Niveau an mündlicher und schriftlicher Kommunikationsfähigkeit, fließend Business Englisch und Deutsch (obligatorisch)
  • Starke Erfahrung in der Verwaltung von Kalendern und Terminplanung mit Diplomatie und Diskretion
  • Kenntnisse in vorbereitender Buchhaltung und Zusammenarbeit mit Steuerberater
  • Kenntnisse in Programmen der Google Suite (Slides, Word, Excel)
  • Deine Planung ist gekennzeichnet von Detailorientierung und Organisation, Du bringst nachgewiesenermaßen die Fähigkeit effektiv und effizient zu reagieren und gleichzeitig Flexibilität zu bewahren
  • Du erledigst gerne viele Aufgaben mit minimaler Anleitung oder Aufsicht und hältst Termine ein
  • Du bist in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren und zu bearbeiten
  • Du bringst starke organisatorische, kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten

What to expect working at MOONBASE

At Moonbase you can expect a down to earth, no bullshit, yet high caliber work environment. Thrive from an inspiring, young & dynamic team.

  • You will join an industry-leading team with past achievements in their previous projects
  • You can have a direct impact without micromanagement and will work with people who believe in the company, love what they do, and are happy being together
  • Your work brings you in contact with the biggest brands in the world and the “Who is Who” of the German E-Commerce industry
  • Transparent culture with flat hierarchies where every person is highly valued and “new work” aspects
  • Opportunity to partly schedule your working times on your own, remotely
  • Competitive compensation & pension
  • Well equipped and modern flagship office right above Apple & Tesla in Berlin
  • Getting challenged and developing your professional skills by taking over responsibilities and a steep learning curve from day one
  • We actively empower staff to not only take ownership, but to be owners with our equity program
  • We treat our staff like owners by being open and providing regular communication about our direction and progress

Start date:

ASAP

We encourage every qualified person to apply regardless of your age, gender identity, ethnicity, sexual orientation, disability status, or religion. We celebrate diversity and are committed to building teams that represent a variety of backgrounds, perspectives, and skills. All employment is decided on the basis of qualifications, merit and business need.

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